UBO voor verenigingen

apr 8, 2021

De vereniging en de UBO (algemene informatie)
Wie is de UBO van mijn vereniging? In Nederland zijn er volgens het CBS momenteel meer dan 36.500 verenigingen.
Voor veel van deze verenigingen geldt sinds 27 september 2020 de verplichting om hun uiteindelijke belanghebbenden (UBO) te registreren in het UBO-register.
Bestaat uw vereniging al? Dan heeft u nog tot en met 27 maart 2022 de tijd om aan deze nieuwe registratieverplichting te voldoen. Het doel van het UBO-register is het tegengaan van financieel-economische criminaliteit, zoals witwassen van geld en financiering van terrorisme. Het register is een uitwerking van de Europese vierde anti-witwas richtlijn.
Richt u een nieuwe vereniging op? Dan moet de UBO-registratie binnen acht (8) dagen na de oprichting plaatsvinden. In de praktijk zal dit vaak eerder zijn.
Een nieuw opgerichte vereniging wordt door de Kamer van Koophandel namelijk pas in het handelsregister ingeschreven als de UBO-registratie is goedgekeurd.
Wij als notarissen verzorgen UBO-registraties voor nieuwe verenigingen en kunnen u ook helpen bij de UBO-registratie van een bestaande vereniging.

Verschillende soorten verenigingen
Er zijn verschillende soorten verenigingen te onderscheiden. De UBO-registratie geldt niet voor alle verenigingen. Het is daarom belangrijk om eerst vast te stellen om wat voor vereniging het gaat.
De formele vereniging
De meest voorkomende vereniging is de vereniging met volledige rechtsbevoegdheid. Deze verenigingen zijn opgericht bij notariële akte en ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Ook de bestuurders van deze vereniging zijn ingeschreven in het Handelsregister. De UBO-registratie geldt voor alle formele verenigingen.
De informele vereniging
Een informele vereniging is niet opgericht door middel van een notariële akte. Deze vereniging wordt ook wel de ‘vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid’ genoemd.
De informele vereniging hoeft ook niet te worden ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.
In het kader van de UBO-registratie wordt onderscheid gemaakt tussen de informele vereniging die wél een onderneming drijft en de informele vereniging die géén onderneming drijft.
Voor die laatste categorie, de informele vereniging die geen onderneming drijft, geldt geen verplichting tot UBO-registratie.
De wetgever heeft hiertoe besloten vanwege het lage risico op witwassen of financieren van terrorisme bij dergelijke verenigingen.
De informele vereniging die wel een onderneming drijft moet haar UBO(‘s) dus wel registreren.
De Vereniging van Eigenaars
Alle appartementseigenaars in Nederland zijn verplicht lid van een Vereniging van Eigenaars (VvE).
Deze behartigt de gemeenschappelijke belangen, zoals onderhoud van het gebouw en de technische installaties.
Voor de vereniging van eigenaars is eveneens een uitzondering gemaakt.
VvE’s hoeven geen uiteindelijk belanghebbenden te registeren.
Coöperatie en onderlinge waarborgmaatschappij (OWM)
Naast de hiervoor genoemde verenigingen zijn er ook nog de coöperatieve vereniging (coöperatie) en de onderlinge waarborgmaatschappij.
Deze varianten worden voor nu buiten deze beschouwing gelaten.

Wie is de UBO van de vereniging?
Een vereniging kan een of meer UBO’s hebben. Een UBO is altijd een natuurlijk persoon.
Een UBO van een vereniging is de natuurlijke persoon die eigenaar is of zeggenschap heeft over de vereniging omdat hij/zij:
* meer dan 25% van het eigendomsbelang in de vereniging houdt; of
* meer dan 25% van de stemmen kan uitoefenen bij besluitvorming over het wijzigen van de statuten van de vereniging; of
* feitelijke zeggenschap kan uitoefenen over de vereniging.
Met eigendomsbelang wordt bij verenigingen het recht op uitkering(en) uit het vermogen of op het overschot na de vereffening bedoeld.
Het maakt niet uit of u het eigendomsbelang en/of het stemrecht direct of indirect houdt. Als uw belang of stemrecht in totaal meer dan 25% is, dan bent u UBO van de vereniging.

Heeft de vereniging geen UBO?
Het zal bij verenigingen vaak voorkomen dat er geen UBO kan worden aangewezen. In die gevallen wordt iedereen die deel uitmaakt van het “hoger leidinggevend personeel” van de vereniging aangemerkt als UBO. In het geval van een vereniging worden de statutair bestuurders van de vereniging aangemerkt als hoger leidinggevend personeel.
Dat geldt dus voor iedereen die bestuurder is van de vereniging, ongeacht zijn of haar functie. In het UBO-register wordt dan wel vermeld dat iemand uitsluitend is geregistreerd omdat diegene behoort tot het hoger leidinggevend personeel van de vereniging.

Gevolgen niet-naleven UBO-registratieplicht
Het niet-naleven van de registratieverplichting door het bestuur van de vereniging kan leiden tot stevige sancties. Zowel strafrechtelijk als administratief.
Denk bij strafrechtelijke sancties bijvoorbeeld aan een taakstraf, geldboete of zelfs gevangenisstraf. Geldboetes kunnen oplopen tot maximaal EUR 20.750,00 en denk bij hechtenis aan maximaal zes maanden bij overtredingen tot zelfs maximaal twee jaren als sprake is van een misdrijf.
Strafrechtelijke en administratieve sancties kunnen naast elkaar worden opgelegd. Administratieve sancties kunnen een last onder dwangsom of een bestuurlijke boete betreffen. Deze sanctiemogelijkheid wordt uitgevoerd door het Bureau Economische Handhaving van de Belastingdienst.

Terugmeldplicht notarissen
Voor het notariskantoor geldt een zogenaamde terugmeldverplichting.
Dat betekent dat zij moeten nagaan of de door u aangeleverde UBO-informatie over de vereniging overeenkomt met die in het register.
Is dat niet het geval, dan moet u de UBO-registratie van de vereniging aanpassen.
Onjuiste informatie die niet (tijdig) door u wordt aangepast moet door ons worden gemeld bij de KvK.
De KvK zal dan een onderzoek naar de registratie instellen en dit aantekenen in het UBO-register.

De stichting en de UBO (algemene informatie)

Ook stichtingen moeten hun uiteindelijke belanghebbenden (UBO) registeren.
Bestaat uw stichting al? Dan heeft u nog tot en met 27 maart 2022 de tijd om aan de registratieverplichting te voldoen.

Richt u een nieuwe stichting op? Dan moet de UBO-registratie binnen acht (8) dagen na de oprichting plaatsvinden. In de praktijk zal dit vaak eerder zijn.
Een nieuw opgerichte stichting wordt door de Kamer van Koophandel namelijk pas in het handelsregister ingeschreven als de UBO-registratie is goedgekeurd.
Wij als notarissen verzorgen UBO-registraties voor nieuwe stichtingen en kunnen u ook helpen bij de UBO-registratie van een bestaande stichting.

Wie is de UBO van de stichting?
Een stichting kan een of meer UBO’s hebben. Een UBO is altijd een natuurlijk persoon.

De UBO’s van een stichting zijn de natuurlijke personen die:
* meer dan 25% van het eigendomsbelang houden in de stichting; of
* meer dan 25% van de stemmen kunnen uitoefenen bij besluitvorming over het wijzigen van de statuten van de stichting; of
* feitelijk zeggenschap kunnen uitoefenen over de stichting.

Het maakt niet uit of u het eigendomsbelang en/of het stemrecht direct of indirect houdt.
Als uw belang of stemrecht in totaal meer dan 25% is, dan bent u UBO van de stichting.

Hoe bepaalt het bestuur van de stichting of iemand een eigendomsbelang heeft?
Hiervoor moeten twee bedragen bekend zijn.
Eerst moet bepaald worden welk bedrag door de stichting (direct of indirect) aan iemand is uitgekeerd (bijvoorbeeld een gift/donatie).
Vervolgens moet dit bedrag worden afgezet tegen het bedrag dat de stichting in totaal voor uitkering beschikbaar heeft.
Is de individuele uitkering dan 25% van het totale bedrag? Dan is de ontvanger een UBO.

Of iemand een uitkering van meer dan 25% van het totale uitkeerbare bedrag voor dat jaar heeft ontvangen kan meestal pas achteraf worden bepaald.
Vaak is het daarvoor namelijk nodig om eerst de jaarrekening van de stichting op te (laten) maken.
Als achteraf blijkt dat iemand wordt aangemerkt als UBO dan moet het bestuur van de stichting dat in het UBO-register aanpassen.

Heeft de stichting geen UBO of is er twijfel?
Het kan voorkomen dat het niet duidelijk is of dat er twijfel bestaat over de vraag wie UBO zijn van een stichting.
Ook kan het voorkomen dat er niemand is die uitkeringen van de stichting heeft ontvangen die boven de 25% van het totale uitkeerbare bedrag uitkomen.
In die gevallen wordt het zogenaamde “hoger leidinggevend personeel” als UBO aangemerkt.

Als dat het geval is dan moeten alle natuurlijke personen die behoren tot het hoger leidinggevend personeel als UBO worden ingeschreven.
In het UBO-register wordt dan wel vermeld dat iemand uitsluitend is geregistreerd omdat diegene behoort tot het hoger leidinggevend personeel.

In het geval van een stichting worden (alleen) de statutaire bestuurders van de stichting aangemerkt als hoger leidinggevend personeel.

Gevolgen van niet-naleven van de UBO-registratieplicht
Het niet-naleven van de registratieverplichting kan leiden tot stevige strafrechtelijke sancties. Denk hierbij aan een taakstraf of een geldboete van de vierde categorie (die maximaal EUR 20.750,00 bedraagt) tot hechtenis van maximaal zes maanden (bij overtredingen) of zelfs maximaal twee jaren (bij een misdrijf).

Er kunnen naast deze straffen ook administratieve sancties worden opgelegd. Denk in dit geval aan een last onder dwangsom of een bestuurlijke boete. Deze sanctiemogelijkheid wordt uitgevoerd door het Bureau Economische Handhaving van de Belastingdienst.

Terugmeldplicht notarissen
Voor het notariskantoor geldt een zogenaamde terugmeldverplichting.
Dat betekent dat zij moeten nagaan of de door u aangeleverde UBO-informatie van de stichting overeenkomt met het register. Is dat niet het geval, dan moet u de UBO-registratie aanpassen. Onjuiste informatie die niet (tijdig) door u wordt aangepast moet door ons worden gemeld bij de KvK. De KvK zal dan een onderzoek naar de registratie instellen en dit aantekenen in het UBO-register.

Extra verplichting voor stichtingen: administreren van alle uitkeringen
Stichtingen hebben kort voor de invoering van het UBO-register er nog een extra (wettelijke) verplichting bij gekregen.
Sinds 8 juli 2020 moeten stichtingen namelijk een eigen administratie bijhouden van alle begunstigden die een uitkering krijgen van 25% of minder van de uitgekeerde bedragen in een bepaald boekjaar. Het gaat dus om de begunstigden die (bij natuurlijke personen) geen UBO zijn en dus niet al in het UBO-register worden opgenomen.
Wel staan deze begunstigden dus in een eigen, intern, register van de stichting.

Let op: deze verplichting geldt dus voor alle begunstigden, dus natuurlijke personen en rechtspersonen.

Omdat sprake is van een intern register is het dus niet openbaar. Het is vooral bedoeld om de fiscale autoriteiten eenvoudiger toegang te geven tot de gegevens over begunstigden van een stichting.
Ook deze regeling komt voort uit het tegengaan van witwassen en terrorismefinanciering.

Een stichting hoeft niet meer gegevens te verzamelen over de personen aan wie zij doneren dan dat zij nu al op grond van hun boekhoudverplichting doen.
Stichtingen hebben op grond van de wet al een administratieplicht. De verplichting tot het houden van het interne register geldt in die zin als een nadere uitwerking van die administratieverplichting.

Wat moet er worden bijgehouden?
Voor de interne registratie zijn geen specifieke eisen gesteld. De verplichting vloeit voort uit de genoemde wettelijke administratieverplichting die verplicht om “een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon kunnen worden gekend”.
Concreet lijkt het bijhouden van naam, adres, het uitgekeerde bedrag en de datum van de uitkering, dus voldoende om aan de verplichting te voldoen. Ook moet het register actueel worden gehouden.

Natuurlijke personen die een uitkering ontvangen van meer dan 25% hoeven niet ook in het interne register te worden opgenomen.
Voor hen geldt immers de hiervoor beschreven UBO-registratie.

Share This